Regulamin Konferencji

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument jest regulaminem Konferencji Aktualne Problemy Ochrony Lasu - 2023 „KAPOL - 2023”, która odbędzie się w dniach i w miejscu wyznaczonym przez Organizatora.

2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

1. Organizator: Instytut Badawczy Leśnictwa, Sękocin Stary, ul. Braci Leśnej nr 3, 05-090 Raszyn we współpracy z zarządzającym Hotelem Ikar, ul. Szubińska 32, 85-312 Bydgoszcz, tj. Wojskowymi Zakładami Lotniczymi NR 2 S.A. (WZL 2 S.A.) , ul. Szubińska 107, 85-915 Bydgoszcz.
2. Konferencja: Konferencja Aktualne Problemy Ochrony Lasu - 2023;
3. Aplikant: podmiot, osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji (https://www.ibles.pl/aktualne-problemy-ochrony-lasu-2023-r/);
4. Uczestnik: Aplikant, który w zależności od rodzaju uczestnictwa w Konferencji spełnił warunki, o których mowa w §2, ust. 2. Istnieją dwa rodzaje uczestnictwa:

- czynne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i posiada prawo wygłoszenia zgłoszonych tematów wystąpień w formie referatu lub doniesienia;

- bierne - uczestnik spełnia wszystkie warunki, o których mowa w §2, ust. 2 i nie posiada prawa wygłoszenia wystąpienia.

3. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji i zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej (https://www.ibles.pl/aktualne-problemy-ochrony-lasu-2023-r/) i/lub na portalu społecznościowym (https://twitter.com/ZOL_IBLes) aktualnych informacji.

4. W ramach Konferencji przewidziane są wyłącznie prezentacje ustne.

5. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski, ale istnieje możliwość wystąpienia w języku angielskim.

6. Konferencja ma charakter interdyscyplinarny, jednakże Organizator ma prawo podzielić zgłoszone tematy wystąpień na panele tematyczne po zakończeniu rejestracji.

7. Nad merytoryką Konferencji czuwa Rada Programowa powołana przez Organizatora, zrzeszająca członków z różnych jednostek naukowych oraz przedstawicieli PGL LP.

8. Przepisy niniejszego regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji, a przesłanie formularza zgłoszeniowego do Organizatora jest jednoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i jest wiążące dla obu stron.

9. Wszystkie terminy zawarte w niniejszym regulaminie są obligatoryjne i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej.

§2 Zgłoszenie udziału

1. Konferencja skierowana jest do pracowników nauki, Lasów Państwowych, parków narodowych, regionalnych dyrekcji Ochrony Środowiska, szkół, przedstawicieli firm oraz wszystkich osób, którym zagadnienia z zakresu ochrony lasu są bliskie.

2. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:

1. przesłanie drogą elektroniczną, do dnia określonego przez Organizatora, wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji;
2. akceptacja nadesłanego zgłoszenia przez Organizatora w terminie 7 dni roboczych od daty wpłynięcia formularza zgłoszeniowego;
3. uiszczenie opłaty konferencyjnej do dnia określonego przez Organizatora.

3. Ostatecznym terminem zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji w opcji z noclegiem (§3, ust. 1, wariant 1 i 2) jest 30.09.2023 r.

4. Organizator ma prawo do przedłużenia terminu zgłoszeń. Ewentualna decyzja zostanie umieszczona na stronie internetowej i/lub na portalu społecznościowym Organizatora.

5. Każdy Aplikant może zgłosić tylko jeden rodzaj wybranego uczestnictwa w Konferencji: czynny lub bierny.

6. Aplikant zobowiązuje się do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza    rejestracyjnego. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z wprowadzenia do formularza błędnych danych przez osoby rejestrujące swój udział w Konferencji.

§3 Opłata konferencyjna

1. Opłata konferencyjna za udział czynny albo bierny wynosi:

• Wariant 1. – 1375,00 zł brutto i pokrywa koszty:

a. uczestnictwa w sesjach kameralnych w dn. 17 i 19.10.2023 (udział czynny z wystąpieniem lub udział bierny);

b. uczestnictwa w sesji terenowej w dn. 18.10.2023;

c. materiałów konferencyjnych;

d. przerw kawowych w dn. 17 i 19. 10.2023;

e. obiadów w dn. 17-19.10.2023;

f. kolacji w dn. 16 i 18.10.2023;

g. uroczystej kolacji w dn.17.10.2023;

h. noclegu w dn. 16-19.10.2023 w pokoju 1-osobowym wraz ze śniadaniem.

• Wariant 2 – 1125,00 zł brutto i pokrywa koszty:

a. uczestnictwa w sesjach kameralnych w dn. 17 i 19.10.2023 (udział czynny z wystąpieniem lub udział bierny);

b. uczestnictwa w sesji terenowej w dn. 18.10.2023;

c. materiałów konferencyjnych;

d. przerw kawowych w dn. 17 i 19. 10.2023;

e. obiadów w dn. 17-19.10.2023;

f. kolacji w dn. 16 i 18.10.2023;

g. uroczystej kolacji w dn.17.10.2023;

h. noclegu w dn. 16-19.10.2023 w pokoju 2-osobowym wraz ze śniadaniem.

• Wariant 3 – 400,00 zł brutto i pokrywa koszty:

a. uczestnictwa w sesji kameralnej w dn. 17.10.2023 (udział czynny z wystąpieniem lub udział bierny);

b. materiałów konferencyjnych;

c. przerwy kawowej w dn. 17.10.2023;

d. obiadu w dn. 17.10.2023;

e. uroczystej kolacji w dn. 17.10.2023.

2. Opłata konferencyjna w przypadku wariantu 1 i 2 składa się z dwóch części (druga część wpłaty w każdym wariancie wynosi 75,00 złotych i dotyczy sesji terenowej). Opłata dwóch części opłaty konferencyjnej upoważnia do uczestnictwa w konferencji.

3. Opłata konferencyjna nie podlega negocjacji i w zależności od wariantu powinna być wpłacona według następujących reguł:

• Wariant 1

 - 1300,00 zł na konto mBank S.A. Bydgoszcz nr 80 1140 1052 0000 4577 6000 1049 HOTEL IKAR ul. Szubińska 32, 85-312 Bydgoszcz z dopiskiem „KAPOL 2023 imię i nazwisko” ;

 - 75,00 zł na konto BH SA VI O/Warszawa nr 57 1030 1061 0000 0000 0078 8401 Instytut Badawczy Leśnictwa, Sękocin Stary, ul. Braci Leśnej nr 3, 05-090 Raszyn, z dopiskiem „KAPOL 2023 sesja terenowa imię i nazwisko”;

• Wariant 2

 - 1050,00 zł na konto mBank S.A. Bydgoszcz nr 80 1140 1052 0000 4577 6000 1049 HOTEL IKAR ul. Szubińska 32, 85-312 Bydgoszcz z dopiskiem „KAPOL 2023 imię i nazwisko” ;

 - 75,00 zł na konto BH SA VI O/Warszawa nr 57 1030 1061 0000 0000 0078 8401 Instytut Badawczy Leśnictwa, Sękocin Stary, ul. Braci Leśnej nr 3, 05-090 Raszyn, z dopiskiem „KAPOL 2023 sesja terenowa imię i nazwisko”;

• Wariant 3

 - 400,00 zł na mBank S.A. Bydgoszcz nr 80 1140 1052 0000 4577 6000 1049 HOTEL IKAR ul. Szubińska 32, 85-312 Bydgoszcz z dopiskiem „KAPOL 2023 imię i nazwisko”.

4. Opłata konferencyjna musi zostać uiszczona w ciągu 7 dni roboczych od zgłoszenia. W przypadku braku wpłaty, Organizator ma prawo do skreślenia Uczestnika z listy uczestników Konferencji.

5. Uczestnik może w każdym czasie zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji z zastrzeżeniem skutków finansowych, o których mowa w kolejnym ustępie. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji przed wpłaceniem opłaty konferencyjnej Aplikant jest zobowiązany do niezwłocznego i skutecznego poinformowania Organizatora o tym fakcie. W razie braku stosownego zawiadomienia stosuje się postanowienia ust. 4 powyżej.

6. UWAGA: Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że organizacja Konferencji związana jest z ponoszeniem wydatków przez Organizatora z odpowiednim wyprzedzeniem. Wniesiona opłata konferencyjna jest zwracana w całości albo w części, przy czym jest to uzależnione od terminu zgłoszenia rezygnacji i wynosi:

a. 100% zwrotu opłaty konferencyjnej w przypadku rezygnacji do 18.09.2023 r. włącznie,

b. 30% zwrotu opłaty konferencyjnej w przypadku rezygnacji do 4.10.2023 r. włącznie,

c. 10% zwrotu opłaty konferencyjnej przy rezygnacji do 9.10.2023 r. włącznie.

Rezygnacja złożona w dniu 10.10.2023 r. i później skutkuje brakiem zwrotu opłaty konferencyjnej.

7. Na życzenie Uczestnika Organizator może wystawić fakturę VAT za uczestnictwo w Konferencji. Dane do wystawienia faktury muszą być zgodne z danymi podmiotu wnoszącego opłatę za konferencję i należy je dostarczyć do Organizatora drogą elektroniczną poprzez formularz rejestracyjny lub drogą mailową do dnia zakończenia przyjmowania opłat.

8. W przypadku braku wpłaty przez Uczestnika Organizator nie umieszcza abstraktu wystąpienia w Książce Abstraktów, nawet gdy zostanie on przesłany we wskazanym terminie.

§4 Obrady

1. Miejsce obrad ustalone przez Organizatora zostanie podane do wiadomości Uczestników na stronie internetowej Konferencji.

2. Czas prezentacji ustnej w formie referatu wynosi 20 minut i 5 minut na dyskusję, natomiast doniesienia 15 minut i 5 minut na dyskusję.

3. Dyskusje odbywają się bezpośrednio po wystąpieniu.

4. Moderator bloku w sytuacjach nadzwyczajnych może nieznacznie skrócić lub wydłużyć czas prezentacji pracy.

5. Uczestnicy zobowiązani są zapisać swoje prezentacje (w formacie określonym przez Organizatora) na komputerze w sali konferencyjnej najpóźniej przed rozpoczęciem bloku, w którym wygłaszają daną prezentację.

6. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz wypowiedzi przedstawione przez niego podczas Konferencji.

7. Uczestnik zobowiązany jest do zaprezentowania zgłoszonego przez siebie referatu lub doniesienia w trakcie trwania Konferencji. Odstępstwo od tej zasady możliwe jest jedynie w sytuacjach wyjątkowych po wcześniejszej konsultacji z Organizatorem.

8. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za zniszczenie mienia na terenie obiektu, w którym odbywa się Konferencja.

§5 Abstrakt konferencyjny

1. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa czynnego, Uczestnik przesyła abstrakt swojego wystąpienia do dnia określonego przez Organizatora, który będzie opublikowany w Książce Abstraktów.

2. Abstrakt powinien być przesłany za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub udostępnionego drogą mailową.

3. Po przekroczeniu ww. terminu Organizator ma prawo nie zamieścić nadesłanego abstraktu w Książce Abstraktów.

4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za treść zawartą w abstrakcie konferencyjnym.

5. W przypadku niskiej wartości merytorycznej lub występowania rażących błędów Organizator może odrzucić nadesłany abstrakt.

§6 Postanowienia końcowe

6.1. Dane osobowe

1. Dane osobowe podlegają ochronie

2. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego iRady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych (RODO) jest Instytut Badawczy Leśnictwa z siedzibą w Sękocinie Starym (kod pocztowy: 05-090 Raszyn), ul. Braci Leśnej 3, zwany też Organizatorem lub IBL, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS0000039417 prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

3. Dane osobowe zbierane są za pomocą odpowiedniego formularza zgłoszeniowego. Dane te przetwarzane w celach związanych z :

a) uczestnictwem w Konferencji za uprzednią zgodą uczestnika, na podstawie art. 6 ust 1 lit. a) i b) RODO,

b) w celach marketingowych, promocyjnych i informacyjnych (np. w celu informowania o działalności IBL i oferowanych usługach) na podstawie zgody uczestnika wyrażonej na podstawie danych zgodnie z art.6 ust.1 lit. a) RODO,

c) wykonywaniem przepisów prawa zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,

d) innych niż wskazane w lit. c) powyżej prawnie uzasadnionych interesach administratora danych, m.in. w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa informacji, zebrania materiału dowodowego, odtworzenie potrzebnym stronom informacji (zgodnie z art.6 ust.1 lit. f RODO),

4. W ramach organizacji Konferencji przetwarzane będą dane wskazane w formularzu zgłoszenia w kategorii dane zwykłe (imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, reprezentowana instytucja/pracodawca, stanowisko) oraz

5. Dane przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Konferencji będą przetwarzane do czasu:

1). zrealizowania Konferencji, z uwzględnieniem czasu dla ustalenia, dochodzenia lub obrony przed

6. Administrator może w celach wskazanych w 3 przetwarzać następujące kategorie danych zwykłych uczestników: imię, nazwisko, nazwa firmy/instytucji, stanowisko, adres poczty elektronicznej (e-mail) oraz nr telefonu, zebrane w trakcie zgłoszenia rejestracyjnego na wydarzenia.

7. Każdy uczestnik ma prawo do:

1). dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo
do sprostowania (poprawiania), usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzanych danych;

2). wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO, gdy uzna,
iż przetwarzanie tych danych osobowych narusza przepisy

8. Do danych osobowych mogą mieć dostęp następujący odbiorcy danych:

1). IBL jako Administrator danych;

2). podmioty współpracujące z IBL, takie jak firmy informatyczne, biegli rewidenci, firmy prawnicze, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów – jedynie w zakresie związanym z celem niniejszego przetwarzania danych, na podstawie łączących te podmioty zIBL umów, przewidującymi zachowanie wszelkich środków organizacyjnych i technicznych chroniących dane

9. Odbiorcami danych jest również właściciel hotelu wskazany w § 1 ust. 2 pkt a niniejszego Regulaminu.

10. Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane do państwa trzeciego
czy do organizacji międzynarodowej.

11. Dane osobowe Uczestników nie będą objęte procesem zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania, o których mowa w 22 ust. 1 i 4 RODO.

12. Klauzula informacyjna RODO stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

6.2. Wizerunek Uczestnika

1. Przesłanie zgłoszenia udziału w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku Uczestnika na stronie Konferencji zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.). Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, iż fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas spotkań, uroczystości, wycieczek i innych zbiorowych zgromadzeń mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatorów, z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w oświadczeniu.

6.3. Postanowienia dodatkowe

1. Koszt przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub przełożenia Konferencji w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych.

3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

4. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich zamieszczenia na stronie internetowej Organizatora.

5. Kwestie sporne oraz nie ujęte niniejszym regulaminem rozstrzyga Organizator.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Klauzule informacyjne z art. 13 RODO Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

a. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Badawczy Leśnictwa
z siedzibą w Sękocinie Starym przy ul. Braci Leśnej 3, 05-090 Raszyn, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000039417, NIP: 525-00-09-200 (dalej: „IBL”);

b. w sprawach przetwarzania danych osobowych Pani/Pana należy kontaktować
się z Inspektorem Ochrony Danych – Panem mgr Marcinem Sołtanem, drogą elektroniczną na adres e-mail: iod@ibles.waw.pl lub listownie na podany wyżej adres IBL;

c. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w celach:

(i)  uczestnictwa w Konferencji Konferencja Aktualne Problemy Ochrony Lasu – 2023, za uprzednią zgodą uczestnika, na podstawie art. 6 ust 1 lit. a) i b) RODO,

(ii) w celach promocyjno-edukacyjnych (np. w celu informowania o działalności IBL i oferowanych usługach, w tym w sieci Internet i w telewizji) na podstawie zgody uczestnika wyrażonej na podstawie danych zgodnie z art.6 ust.1 lit. a) RODO,

(iii) wykonywania przepisów prawa zgodnie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,

(iv)  innych niż wskazane w lit. c) powyżej prawnie uzasadnionych interesach administratora danych, m.in. w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami, zapobiegania oszustwom, zapewnienia bezpieczeństwa informacji, zebrania materiału dowodowego, odtworzenie potrzebnym stronom informacji (zgodnie
z art.6 ust.1 lit. f RODO).

d. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez cały okres realizacji działań w celach promocyjnych, reklamowych czy edukacyjnych, a po zakończeniu realizacji ww. działań przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji przez czas określony w odrębnych przepisach;

e. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

f. posiada Pani/Pan:

 − na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,
gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 RODO.

UWAGA: Podanie przez Panią/Pana danych osobowych oraz zgoda na ich przetwarzanie
i rozpowszechnianie wizerunku jest dobrowolne, a w przypadku odmowy nie będzie możliwe wzięcie udziału w Konferencji Aktualne Problemy Ochrony Lasu – 2023.